NexIQ ersetzt das E-Mail-Chaos in Gemeindeverwaltungen durch strukturierte, vorgangsbezogene Kommunikation – On-Premise, DSGVO-konform, ohne Cloud.
Problemanalyse
Sachbearbeiter bearbeiten täglich Dutzende Vorgänge parallel. Die gesamte Kommunikation läuft über E-Mail – mit systematischen Problemen, die den Verwaltungsalltag belasten.
E-Mails liegen in persönlichen Postfächern. Ist ein Mitarbeiter krank, hat niemand Zugriff auf den Vorgang.
Wer hat wann was entschieden? Die Suche nach der richtigen E-Mail dauert Minuten, manchmal Stunden.
Ohne zentrale Fristenübersicht werden Deadlines übersehen. Bürger beschweren sich – zurecht.
Anhänge werden mehrfach hin- und hergeschickt. Dokumente existieren in verschiedenen Versionen.
Die Lösung
NexIQ ist eine vorgangsbezogene Kommunikationsplattform, speziell entwickelt für deutsche Gemeindeverwaltungen. Statt E-Mail-Chaos gibt es einen zentralen Ort für jeden Verwaltungsvorgang – strukturiert, nachvollziehbar und für das gesamte Team zugänglich.
Für den Bürger ändert sich nichts. Er schickt E-Mails wie gewohnt. Im Hintergrund läuft NexIQ – unsichtbar, aber effektiv.
Jeder Vorgang bekommt eine eindeutige Kennung (z. B. BA-2026-00001), einen internen Chat-Thread, Aufgaben, Dokumente und eine automatische E-Mail-Anbindung. Alles an einem Ort.
Kommunikation ist am Vorgang gebunden, nicht an der Person. Teamzugriff jederzeit.
Eingehende E-Mails werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Jede Aktion wird protokolliert. Wer hat wann was entschieden – sofort nachvollziehbar.
Kein Datenbyte verlässt Ihre Infrastruktur. Volle Datensouveränität.
Funktionsübersicht
Alles was eine Gemeindeverwaltung für strukturierte Vorgangskommunikation braucht – nicht mehr, nicht weniger.
Eindeutige Kennung pro Vorgang. Status-Workflow von Offen über In Bearbeitung bis Geschlossen. Filterbar nach Typ, Zuständigkeit, Priorität und Frist.
Echtzeit-Chat pro Vorgang. Das Team kommuniziert direkt am Fall – nicht über lose E-Mail-Ketten. Mit @-Erwähnungen, Dateianhängen und Typing-Indikator.
Bürger schicken E-Mails wie gewohnt. NexIQ ordnet sie automatisch dem richtigen Vorgang zu – über Vorgangsnummer, Thread-Tracking oder bekannte Absender.
Professionelle E-Mails direkt aus dem Vorgang senden – mit Behörden-Template, Aktenzeichen im Betreff und Signatur. INTERN/EXTERN-Toggle steuert die Kommunikation.
Aufgaben pro Vorgang mit Titel, Zuständigem und Frist. Zentrale Ansicht „Meine Aufgaben". Überfällige Aufgaben werden rot hervorgehoben.
Persönliches Dashboard mit offenen Vorgängen. Team-Dashboard für Teamleiter mit Auslastung pro Mitarbeiter und Fristenampel (Grün, Gelb, Rot).
Praxisbeispiel
Ein typischer Ablauf vom E-Mail-Eingang bis zum revisionssicheren Abschluss.
Der Bürger schickt seinen Bauantrag per E-Mail ans Bauamt – mit Lageplan und Grundriss als Anhang.
NexIQ erkennt die E-Mail, erstellt den Vorgang BA-2026-00012 und speichert alle Anhänge automatisch am Vorgang.
Die Sachbearbeiterin bespricht den Lageplan im Vorgang-Chat mit ihrem Kollegen – direkt am Fall, kein E-Mail-Chaos.
Mit einem Klick auf EXTERN wird eine professionelle Behörden-E-Mail mit Aktenzeichen direkt aus dem Vorgang versendet.
Die Antwort des Bürgers wird automatisch dem Vorgang zugeordnet und ist für das gesamte Team sichtbar.
Nach Genehmigung wird der Vorgang geschlossen. Alles dokumentiert, nachvollziehbar, revisionssicher.
Datensouveränität
NexIQ läuft komplett auf Ihrem Server. Keine Cloud. Keine USA. Keine Drittanbieter. Alle Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur.
Installation in Ihrer eigenen Infrastruktur – einfach und reproduzierbar.
PostgreSQL läuft lokal – kein externer Datenbankserver, kein Datentransfer.
Anbindung an Ihr bestehendes AD per LDAP für die Benutzerverwaltung.
Revisionssicher – jede Aktion wird protokolliert: wer, wann, was.
| Anforderung | Status | Details |
|---|---|---|
| DSGVO | ✓ Erfüllt | On-Premise, kein Drittlandtransfer, Audit-Trail, Löschkonzept. |
| BSI C5 | – Entfällt | Gilt nur für Cloud-Dienste. NexIQ ist On-Premise. |
| AVV | – Entfällt | Keine Auftragsverarbeitung – Daten bleiben ausschließlich bei der Gemeinde. |
| Vergaberecht | ✓ Direktauftrag | Unter 15.000 € kein Vergabeverfahren erforderlich. |
| Verschlüsselung | ✓ TLS 1.3 | Alle Verbindungen verschlüsselt. Passwörter gehasht mit PBKDF2. |
KI-Integration
NexIQ unterstützt die optionale KI-Integration über das Model Context Protocol (MCP). Vorgangszusammenfassungen, Antwortentwürfe – vollständig optional und modell-unabhängig.
Ein Open-Source-Sprachmodell (z. B. LLaMA, Mistral oder Teuken) läuft direkt auf dem eigenen Server. Kein einziges Datenbyte verlässt das Gebäude.
Ein Anbieter mit EU-Rechenzentrum, z. B. Aleph Alpha aus Heidelberg. Daten bleiben in der EU. Kein Drittlandtransfer, kein Schrems-II-Problem.
NexIQ funktioniert vollständig ohne KI. Alle Funktionen stehen uneingeschränkt zur Verfügung. Kein Kompromiss.
Pilotangebot
Wir bieten einen kostenlosen Pilotbetrieb an – ohne versteckte Kosten, ohne Kleingedrucktes, ohne Risiko.
Erfolgskriterien nach 3 Monaten
Warum ich
Fullstack Developer · Ex-Bundeswehr IT · Kirchgellersen
Ich kenne die Probleme aus erster Hand. SharePoint-Workflows, Outlook-Chaos, fehlende Digitalisierung – ich habe es erlebt.
Komplette SaaS-Plattform mit Django, Angular, Stripe und Multi-Tenancy. Alleine. Von null auf Produkt.
Ich verstehe BSI-Grundschutz, DSGVO, GoBD und die Realität in deutschen Ämtern – nicht aus dem Lehrbuch, sondern aus der Praxis.
Persönliches Gespräch vor Ort in Reppenstedt, ca. 45 Minuten. Ich zeige Ihnen NexIQ – Sie zeigen mir Ihren Alltag.
info@kaydietrich.com